Dienstag, 28. April 2020 - Die Arbeit im Home Office war für viele Unternehmen und Mitarbeiter zu Beginn des Jahres noch undenkbar. Viele Vorurteile rankten sich um die Arbeit von Zuhause: Im Home Office lässt sich der Mitarbeiter zu leicht ablenken, die Aufgaben werden nicht erledigt und generell ruht sich der Kollege eher auf seiner Couch aus, anstatt Projekte voranzubringen. Doch seit Mitte März findet der Büroalltag für viele Menschen - teilweise gezwungenermaßen - im Home Office statt und viele Vorurteile mussten über Bord geworfen werden. Mit der Erkenntnis, dass Home Office funktionieren kann! Auch die MBE-Firmenzentrale arbeitet hauptsächlich von zu Hause aus und im Laufe der letzten Wochen haben sich die folgenden Tipps für produktives Arbeiten im Home Office als sehr hilfreich erwiesen.
Büro Feeling in der eigenen Wohnung? Das geht! Richten Sie sich einen Arbeitsplatz im Home Office ein. Dabei muss es nicht zwingend ein Schreibtisch sein, an dem gearbeitet wird. Ob Esstisch oder Küchentisch: Wichtig ist, dass auf diesem Tisch nur Dinge liegen, die wir wirklich für die Arbeit brauchen. Alles, was ablenken könnte, wird weggeräumt. Dadurch wird unsere Konzentration gefördert und wir schaffen eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Ideal ist auch ein Raum, dessen Tür man schließen kann, um ungestört Meetings und Telefonate zu absolvieren. Unsere Kollegin Silvia meint außerdem: “Ein richtiger Bürostuhl ist unerlässlich.” Sofern Sie noch keinen bequemen Stuhl haben, auf dem Sie gerne ein paar Stunden sitzen, dann könnte sich eine Investition jetzt für Sie und für Ihren Körper insbesondere Ihren Rücken lohnen.
Der morgendliche Weg ins Büro fällt zwar weg, aber die Routinen am Morgen sollten Sie unbedingt beibehalten. MBE-Grafikdesigner Philipp sagt dazu: “Aufstehen, duschen, anziehen und los - ins Home Office!” Stehen Sie zu Ihrer gewohnten Zeit auf und machen Sie sich fertig, so als würden Sie heute ins Büro gehen. Zugegeben: Die Versuchung ist groß, im Home Office in Jogginghose zu arbeiten. Ganz nach dem Motto: Sieht ja keiner! Aber so verschwimmen die Grenzen von Arbeit und Freizeit zu sehr miteinander. Werfen Sie sich morgens lieber in die Outfits, die Sie sonst auch im Büro tragen und schlüpfen Sie erst zum Feierabend wieder in Ihre Jogginghose.
Im Home Office können wir nicht einfach zum Tisch des Kollegen gehen und kurzfristige Dinge absprechen und auch die kleinen, aber wichtigen Gespräche im Pausenraum fallen weg. Man könnte meinen, dass man im Home Office nun weniger mit seinen Kollegen kommuniziert, aber nach einigen Wochen im Home Office merken wir, dass wir nun deutlich mehr mit unseren Kollegen kommunizieren (müssen!). Telefonate, Chatfunktionen und Videocalls können hier helfen. Wichtig sind auch geplante Meetings, um trotz räumlicher Distanz regelmäßig mit den Teams zu sprechen. Informationen müssen jetzt sehr zielgerichtet weitergegeben werden, um ständige Abstimmungsrunden zu vermeiden. Aktuell nutzen wir auch wieder vermehrt die CC-Funktion, damit die entsprechenden Mitarbeiter im Bilde sind. Bei Unklarheiten: Greifen Sie zum Telefon! Das ist der schnellste Weg, um Informationen auszutauschen.
Ja, die Kommunikation ist sehr wichtig, aber der Arbeitstag sollte nicht nur noch aus Videocalls bestehen. Blocken Sie sich Zeit für Ihre To-Dos und setzen Sie sich Termine dafür in Ihren Kalender. Durch die selbstauferlegten Zeitfenster stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Aufgaben konzentriert abarbeiten können. Schalten Sie auch mal Ihre Chat-Funktion ab, wenn Sie ungestört an einem Projekt arbeiten müssen. Und ganz wichtig: Machen Sie Pausen und wählen Sie dafür einen Ort, der möglichst weit weg von Ihrem Arbeitsplatz ist. Neben der Mittagspause meinen wir damit auch kurze Mini-Pausen zum Durchatmen, um dann wieder produktiv weiterzumachen. Last, but not least: Machen Sie zur gewohnten Zeit Feierabend!
Ob digital oder auf Papier: Schreiben Sie Ihre Aufgaben auf eine Liste und vergeben Sie dabei direkt Prioritäten und Deadlines. So behalten Sie den Überblick über bevorstehende Aufgaben und bringen Struktur in Ihren Arbeitsalltag. Dafür gibt es mittlerweile tolle Tools und Apps wie zum Beispiel Todoist, Evernote oder auch Google Tasks, die Ihnen bei Ihren To-Do-Listen helfen. Unsere Marketing-Kollegin Franziska meint dazu: “Mit meinen To-Do-Listen habe ich einen geordneten Überblick über meine Aufgaben. Plus: Das Gefühl, erledigte To-Dos abzuhaken, ist einfach klasse und sehr motivierend.” Probieren Sie es aus!
Bauen Sie Bewegung in Ihren Alltag ein. Nutzen Sie dafür auch jede Gelegenheit, um an die frische Luft zu gehen und im besten Fall kombinieren Sie sogar Arbeit mit Erholung. Beispielsweise können Sie Calls bei einem Spaziergang erledigen oder Ihre Mittagspausen im Freien verbringen. Machen Sie außerdem kurze Stretching-Übungen nach jedem Meeting und ein paar Gymnastikübungen vor jeder neuen Aufgabe. Ihre Einkäufe können Sie zu Fuß oder mit dem Fahrrad erledigen, um mehr Bewegung in Ihren Alltag einzubauen. Der Arbeitsweg fällt im Home Office weg und diese Zeit könnten Sie auch für ein kleines Workout via Youtube nutzen.
Wohl eine der größten Herausforderungen in der aktuellen Lage, gerade mit kleinen Kindern. Das A und O ist eine klare Absprache mit dem Partner zur Betreuung, klare Zeitfenster für Homeschooling, die Kommunikation mit den Kindern und die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Chef. “Mein Sohn freut sich auf die vorher festgelegten Fernsehzeiten, wenn ich einen wichtigen Call habe. In seinen Augen könnte ich noch mehr Videokonferenzen haben. Umso wichtiger ist der Ausgleich und die ungeteilte Aufmerksamkeit in der Spielzeit, die gehört nur ihm und mir (oder Papa).” empfiehlt die MBE-Marketing Managerin Laura.
Tipps zum produktiven Arbeiten im Home Office gibt es viele. Einige erstellen sich Playlists und arbeiten mit Musik konzentrierter und motivierter. Für andere funktioniert das nicht. Kurzum: Jeder Mensch tickt anders und Sie müssen für sich herausfinden, was Sie brauchen, um auch von Zuhause effektiv zu arbeiten. Nicht wenige Mitarbeiter können produktiver im Büro arbeiten und wir dürfen auch nicht vergessen, dass Home Office nicht für alle Mitarbeiter möglich ist. “Je nach Abteilung ist es auch besser im Büro zu arbeiten, weil der Zugriff auf bestimmte Systeme sonst nur eingeschränkt möglich ist.” sagt unser MBE Controller Franz.
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